Onlypioneer.com - Proses pertukaran pesan dan informasi antara pemerintah atau lembaga dengan masyarakat yang dilayani.
Proses ini mencakup banyak aspek, termasuk penyampaian informasi klarifikasi prosedur, dan merespon pertanyaan atau keluhan masyarakat.
Baca juga: Cara Membangun Komunikasi yang Harmonis, Kunci Kehidupan Lebih Baik
Secara umum, komunikasi dalam pelayanan publik adalah proses pertukaran informasi antara penyelenggara layanan publik (pemerintah/lembaga negara) dan masyarakat pengguna layanan.
Tujuannya adalah memastikan banyak pesan, prosedur, dan kebijakan tersampaikan dengan jelas, dapat dipahami dan diterima.
Menurut Effendy (2003), Komunikasi dalam konteks pelayanan publik menitikberatkan pada interaksi yang sopan, terbuka, dan profesional antara aparatur dengan warga negara, demi tercapainya pelayanan yang berkualitas dan berkeadilan.
Fungsi Komunikasi dalam Pelayanan Publik
Komunikasi berfungsi sebagai jembatan yang menghubungkan antara penyelenggara dan masyarakat, Berikut ini beberapa fungsi strateginya;
1. Penyampaian Informasi
Memberikan informasi yang tepat waktu, transparan, dan akurat kepada masyarakat tentang hak, kewajiban, serta prosedur layanan.
2. Membangun Kepercayaan
Komunikasi yang jujur dan terbuka menciptakan rasa percaya publik terhadap lembaga penyedia layanan
3. Menjembatani Aspirasi
Masyarakat merasa dihargai saat suaranya didengar, Komunikasi yang baik menjadi saluran aspirasi dan kritik
4. Menangani krisis atau Komplain
Pelayanan publik tidak terlepas dari keluhan, Respon komunikatif yang solutif dapat meredakan konflik dan menyelamatkan citra instansi.
5. Karakteristik Komunikasi yang baik dalam Pelayanan Publik
Untuk menciptakan komunikasi publik yang ideal, beberapa karakteristik berikut harus diterapkan;
- Transparan, Jujur tanpa menutup - nutupi informasi,
- Empati, Penuh perhatian dan memahami perasaan masyarakat,
- Responsif, Cepat dan tanggap terhadap pertanyaan atau keluhan,
- Sederhana, Bahasa mudah dimengerti semua kalangan,
- Bersifat dua arah, Ada ruang untuk dialog bukan hanya menolong.
6. Tantangan Komunikasi dalam Pelayanan Publik
- Kurangnya keterampilan komunikasi petugas, tidak semua petugas layanan publik memiliki pelatihan komunikasi interpersonal.
- Bahasa Birokratis yang Rumit, istilah teknis seringkali menyulitkan masyarakat memahami informasi,
- Minimnya Media Sosialisasi, Informasi penting kurang tersampaikan karena keterbatasan media penyebaran.
- Kesenjangan digital, Masyarakat di daerah terpencil masih sulit menjangkau komunikasi digital.
7. Strategi Meningkatkan Komunikasi dalam Pelayanan Publik
- Pelatihan Komunikasi Interpersonal
Petugas perlu dibekali dengan pelatihan komunikasi efektif, teknik mendengarkan aktif, dan cara menghadapi masyarakat dengan beragam karakter,
- Menggunaka Bahasa yang mudah Dipahami
Informasi penting sebaiknya disampaikan dalam bahasa lokal, atau setidaknya disederhanakan
- Pemanfaatan Media Sosial dan Teknologi Digital
Instansi publik bisa menggunakan Instagram, WhatsApp, Telegram, atau aplikasi khusus untuk menjangkau masyarakat luas.
- Pelayanan Terpadu Satu Pintu (PTSP)
Sistem PTSP mempermudah komunikasi karena masyarakat hanya perlu datang ke satu tempat untuk semua layanan.
- Menyediakan Ruang Aspirasi Publik
Misalnya nih dengan forum diskusi daring via online, kotak saran di kantor, atau kanal pengaduan cepat tanggap
8. Studi kasus Komunikasi Efektif di Pelayanan Publik
Contoh, Dinas Kependudukan Kota Surabaya
Pelayanan terasa personal, Komplain pun cepat teratasi karena faktor komunikasi berperan untuk meningkatkan kualitas pelayanan publik.
Di beberapa kantor belum menyediakan info daring, Masyarakat harus datang langsung untuk sekadar infonya, membuang waktu dan tenaga.
9. Peran Etika dan Empati dalam Komunikasi Layanan
Etika pelayanan publik tak lepas dan sikap empati, Masyarakat bukan objek, melainkan objek utama pelayanan, maka petugas publik harus;
- Tidak menyalakan masyarakat secara berpihak,
- Menghindari sikap arogan,
- Mendengarkan keluhan dengan sabar,
- Etika dalam komunikasi adalah dasar untuk membangun pelayanan publik yang adil dan bermatabat.
10. Komunikasi Krisis dalam Pelayanan Publik
Dalam keadaan darurat seperti bencana alam atau pandemi, Komunikasi publik menjadi ujung tombak pengelolaan situasi, Pemerintah harus;
- Memberikan informasi berkala dan tidak simpang siur,
- Memastikan sumber info resmi mudah diakses,
- Menghindari bahasa yang memicu kepanikan.
11. Masa Depan Komunikasi dalam Pelayanan Publik
Teknologi akan terus berkembang, Namun komunikasi yang efektif tetap butuh sentuhan manusiawi, Masa depan pelayanan publik akan menggabungkan teknologi dan kepekaan sosial.
Baca juga: Cara Mengatasi MissKomunikasi, Panduan Lengkap untuk Komunikasi lebih Harmonis
Komunikasi dalam pelayanan publik adalah jantung dari pelayanan itu sendiri, Ketika komunikasi berjalan lancar, masyarakat merasa dilayani, dihargai, dan diikutsertakan dalam proses pemerintahan.
Untuk itu, penting bagi semua penyelenggara layanan publik untuk;
- Melatih keterampilan komunikasi,
- Menyederhanakan bahasa birokrasi,
- Memanfaatkan teknologi,
- Dan yang terpenting, menanamkan empati dalam setiap interaksi.
Pelayanan publik yang komunikatif bukanlah sekadar pekerjaan teknis, melainkan bagian dari pembangunan peradaban yang adil dan inklusif.
0 komentar:
Posting Komentar